5 Hacks de Produtividade Imperdíveis
Diariamente encaramos a produtividade ideal como algo um tanto difícil de alcançar. Isso pode acontecer por diversos motivos, que em muitos momentos não dependem cem por cento de nós. Isso não significa, porém, que não existam formas práticas de melhorar o desempenho, tanto nosso quanto de equipes como um todo.
Iremos mostrar neste artigo 5 hacks que você pode aplicar ainda hoje para dar aquele up na sua produtividade. Vamos lá!
1. Defina alvos diários ?
Pode parecer óbvio, mas grande parte dos profissionais possui dificuldades para visualizar claramente seus objetivos diários. Por conta dessa falta de clareza, sempre surge a sensação de muitas demandas diárias e pouco tempo para execução.
Por mais que no seu dia-a-dia apareçam imprevistos que lhe forcem a sair do caminho principal, tenha em mente que trabalhar com metas diárias e um pequeno step-by-step de itens para alcançá-las sem dúvida lhe ajudará a não procrastinar e seu trabalho ficará mais fluido.
Além de listar seu foco diário, no final do dia verifique o que foi feito de fato. Assim, você começará a ter maior noção de prioridades e não terá aquela sensação de que trabalhou, porém, não sabe exatamente em quais demandas.
2. Automatize o trabalho repetitivo ?
Sem perceber, muitas vezes acabamos entrando em um loop constante de tarefas que fazemos manualmente. Elas são tão rotineiras que em alguns casos nem percebemos o quanto isso nos toma um tempo precioso.
Automatizar processos parece algo difícil, mas é totalmente viável. Pense naquele boleto que você envia toda semana ou até mesmo todos os dias. Pense nas notas fiscais constantemente enviadas. Pense também nos e-mails que você apenas copia o texto e depois só reenvia para outro cliente, alterando apenas o nome.
Sim, tudo o que citamos acima pode ser automatizado. Ao automatizar essas e outras tarefas, você terá um ganho incrível de tempo para executar outras demandas.
Atualmente existem diversos softwares que podem tornar a rotina mais leve e automática, alguns exemplos são:
- Mautic - Automação de marketing ;
- eNotas - Automação de notas fiscais;
- Sugar CRM - Automação de vendas.
Estes são apenas alguns dos recursos que podem facilitar seu dia. Pense sempre da seguinte forma: se é muito repetitivo e não necessita de interação humana, pode ser automatizado.
3. Crie processos ?
Ter um processo bem definido faz com que você tenha a visão geral do que acontece na sua rotina, evita que aconteçam muitas imprevisibilidades constantes durante o dia e faz com que você tenha mais controle sobre sua rotina.
Dessa forma, usar ferramentas de gestão de projetos faz com que você tenha a vantagem de analisar profundamente todos os recursos utilizados para executar determinadas funções. Assim, seu trabalho fica cada vez mais dinâmico.
Você só consegue evoluir a produtividade de maneira considerável a partir do momento em que possui um processo e métricas.
Algumas métricas geradas através dessas plataformas são fundamentais para manter uma evolução constante e ter uma rotina cada vez mais ágil.
Algumas métricas são:
- Tempo gasto por tarefa;
- Quantidade de tarefas em atraso;
- Tipo de tarefas executadas no dia;
- Tempo restante para finalização das demandas;
- Quantidade de tarefas para finalizar.
Além dessas métricas, essas ferramentas permitem algumas previsões, tais como:
- Data real de finalização da tarefa;
- Quantidade de horas ociosas previstas para os próximos dias;
- Execução ideal versus execução real.
Assim, quando falamos em aumentar a produtividade, devemos levar em conta também a medição da produtividade, assim você saberá quais são os ganhos reais obtidos com cada ação executada.
4. Prepare o ambiente ?
Uma dica poderosa! Organizar o ambiente com elementos que favoreçam o seu conforto aumenta de maneira significante o seu foco.
Estudos apontam que 61% das empresas perdem produtividade por não estimularem que o ambiente seja organizado pelo próprio colaborador. Muitas dessas empresas não permitem a personalização dos espaços de trabalho, o que pode criar uma barreira criativa.
Por isso, personalizar seu local de trabalho não se trata apenas de sentir-se bem, é também uma maneira estratégica de deixar itens necessários sempre visíveis. Dessa forma, isso aumentará sua produtividade e pode trazer mais motivação conforme os resultados forem ficando mais perceptíveis.
5. Faça pausas ⏰
Isso mesmo! Um dos maiores hacks para se manter com uma ótima produtividade é justamente a gestão das pausas.
Mesmo que você esteja fazendo um trabalho que não utilize força física, seu cérebro utiliza muita energia durante os momentos de foco, concentração ou criatividade. Provavelmente você já passou por um momento onde saiu da frente do computador e sentiu um grande alívio, certo?
Manter-se durante horas executando funções pode ser extremamente desgastante. Com o prolongamento daquela tarefa por horas a fio, sua produtividade tende a cair.
Por isso, uma ótima estratégia é separar alguns momentos durante o seu dia para dedicar-se ao descanso. Aquele momento em que você senta em frente à janela e simplesmente deixa o tempo passar durante 15 minutos.
Produtividade parece ser uma das palavras do momento. Com a complexidade e correria do mundo atual, é natural que pessoas e empresas busquem métodos e ferramentas para produzirem cada vez mais e melhor. Se você quer outras maneiras práticas para melhorar a sua produtividade, confira o nosso post 5 Ferramentas para melhorar a sua produtividade em 2018.
Até a próxima!
