Como Automatizar Processos em Agências

Você já imaginou se a sua agência precisasse enviar cada email da campanha de email marketing dos seus clientes? Um por um? E se um profissional sempre precisasse estar online em um horário específico para fazer determinadas postagens numa rede social? Parece meio difícil, né? São esses problemas que a automatização de processos pretende solucionar em uma agência.

Afinal, você consegue visualizar apenas com esse pequeno exercício que, com todos esses afazeres atuais, deixar tudo nas mãos dos colaboradores é completamente inviável. Sem a automação de processos, nenhuma agência teria mão de obra suficiente para pensar em boas estratégias e executá-las.

Mas você sabe o que ela é? Como ela pode realmente impactar a sua rotina e melhorar a organização interna, o tempo gasto nas tarefas, os recursos oferecidos para os clientes e muito mais? Bem, continue lendo este artigo e descubra!

O que é a automatização de processos?

Hoje em dia a automatização de processos é tão comum que muitas vezes acontece sem nem percebermos. Diversos ambientes e empresas se utilizam dela para economizar tempo, dinheiro, investimento em mão de obra etc. Vejamos um exemplo.

Imagine que você fez uma compra em uma loja de roupa e programou o envio de faturas via SMS. Nesse cenário, alguns dias antes da data de vencimento você receberá uma mensagem com o código de barras e/ou o link para download da fatura. Agora, só será preciso baixar essa fatura, conferir os gastos e efetuar o pagamento.

Nessa tarefa, podemos destacar alguns pontos interessantes:

Todo o processo é digital, logo não há nenhuma interação entre duas pessoas;

Dois sistemas são integrados: o da loja de roupas e o de SMS do seu celular;

A rotina é repetitiva e recorrente, pois diversas pessoas recebem suas faturas por essas mensagens;

Pelo processo ser automático (e previamente combinado), há muito mais confiabilidade.

Ou seja, com isso tudo a automatização de processos busca otimizar o tempo gasto em ações rotineiras de qualquer empresa com o auxílio de um ou mais softwares. Vamos falar um pouco mais disso abaixo, mas aqui vale lembrar que esse método também ajuda a monitorar e controlar os resultados das ações.

Afinal, muitos desses softwares integrados tem indicadores de performance muito claros e personalizáveis de acordo com as demandas do seu negócio. Alguns deles também mostram resultados em tempo real, facilitando análises e resoluções de problemas que podem acontecer ao longo do tempo.

Como a automatização de processos pode otimizar o tempo e a produtividade?

Como a automatização de processos trabalha, basicamente, com softwares integrados, muitas funções podem ser descentralizadas. Sendo assim, gerenciar e/ou controlar produtos, serviços ou equipes (tudo depende do que será automatizado!) fica muito mais fácil.

Por exemplo, a sua agência pode integrar informações dos clientes em um sistema como o Workplace do Facebook. Ele tem o design igual ao da rede social (o que já gera uma ótima familiaridade, né?) e possibilita a divisão de assuntos em grupos. Assim, todos os dados ficam centralizados do jeito que você preferir, ou seja, é possível dividir esses grupos por clientes, assuntos relevantes etc.

No Workplace também é possível utilizar hashtags do mesmo jeito que fazemos atualmente na rede social. Dessa maneira, a sua agência pode instituir o uso de algumas hashtags padrão como #inbound o que pode facilitar uma busca por determinado dado sobre marketing de conteúdo.

Outra grande vantagem do Workplace é o seu chat que, novamente, é igual ao do Facebook. Logo, todos os colaboradores podem falar uns com os outros sem ter que se acostumar com uma nova plataforma. E para anotar recados simples extraídos dessas conversas, cada usuário pode criar notas pessoais. E advinha? Exatamente da mesma maneira que na rede social.

Tá, mas como a automatização desses processos pode impactar diretamente nos resultados da sua agência? Bem, vamos passo a passo. Se você tem a possibilidade de alocar todas as informações em um único local, seja com os grupos ou com as hashtags, o tempo que as pessoas demorariam procurando algo é reduzido drasticamente. E é claro que isso também torna qualquer ação mais assertiva.

Além disso, o fato de ter uma central de comunicação única e com a possibilidade de criar lembretes pessoais também é ótimo. Afinal, você pode entrar em contato com pessoas que estão trabalhando de casa, com um clique e sem precisar sair de uma única plataforma centralizada. Legal, né?

Já pensou em um Cloud Server Automatizado?

Trabalhar com uma hospedagem compartilhada pode ser terrível para um negócio porque pode trazer muitas instabilidades ao site. Sendo assim, ter um cloud server é essencial para qualquer empresa que não queira sofrer com quedas repentinas, lentidão etc.

No entanto, muitas agências ainda sofrem com um grande problema: manutenção do servidor na nuvem. Afinal, várias delas ainda não trabalham com uma área de TI. Quando trabalham, os profissionais do setor acabam ficando sobrecarregados por terem diversas demandas. Nesse cenário, a melhor alternativa seria automatizar esse processo, tendo um cloud server automatizado!

Essa solução é ideal para as agências que não querem lidar com o "tecniquês" ou que preferem deixar a sua equipe de TI centrada na criação de sites e/ou na resolução de outros problemas. Com um cloud server automatizado, como o da Configr, você só precisa contratar o serviço, adicionar suas aplicações (sites, emails etc) e pronto!

Ou seja, com a Configr toda a configuração, instalação, manutenção, otimização e quaisquer outros "çãos" que venham a aparecer são da nossa responsabilidade. Todo esse trabalho fica a cargo dos nossos robôzinhos que trabalham 24 por dia para manter o seu site no ar!

Além disso, você pode ter acesso a todas as suas informações em uma única interface, gerenciando tudo que for passado pra nós de maneira rápida e prática. Ah, e claro: temos os nossos robôzinhos para configurar tudo, mas o atendimento é 100% humano!

E que tal ter um servidor de revenda?

Mas abrimos uma pergunta pra você: já imaginou a possibilidade de oferecer um cloud server totalmente automatizado para os seus clientes? Com a ajuda da Configr, a sua agência pode oferecer esse serviço de automatização de processos sem nenhum esforço e ainda lucrando com isso.

Você pode, por exemplo, implementar a identidade visual da sua agência (das cores ao logo!) para deixar o painel com a cara do seu negócio, gerando mais confiabilidade. Enquanto os seus clientes veem o seu rosto, nossos robôzinhos trabalharão arduamente para manter os sites no ar!

E o melhor: essa solução não facilita apenas a vida do seu cliente, mas também a sua, pois todos os processos importantes para a agência (como o billing) estão concentrados dentro da nossa plataforma. Além disso, você pode migrar gratuitamente todos os seus clientes atuais para o nosso servidor sem gastar absolutamente nada! Gostou? Saiba um pouco mais sobre essa automatização de processos: a nossa revenda de cloud server gerenciado!