Otimize o envio de e-mails pelo seu website usando um gateway

Enviar e-mail pelo seu website não é uma tarefa simples. Isso depende de uma série de configurações minuciosas e que sofrem interferência de inúmeras variáveis externas.

Para garantir o recebimento dos e-mails enviados pelo seu website é necessário que o seu servidor cuide de várias configurações de domínio, reputação em blacklists, reputação do endereço IP, dentre outras e faça o acompanhamento dessas rotinas ao longo do tempo.

Além da complexidade de toda essa configuração e o trabalho de manutenção, existe ainda o risco de ter seu servidor marcado como SPAM ou de ocorrer uma falha durante o envio da mensagem por problemas do lado de quem irá receber a mensagem, como a caixa lotada, por exemplo. Vamos entender agora um pouco do que esses problemas impactam para você, dono de website.

1. Ter seu servidor de e-mail marcado como SPAM

Uma vez configurado todo o ambiente para envio de e-mail, existe todo um ecossistema externo que precisa ser convencido de que seu website é um disparador idôneo de e-mails. Todos os demais provedores da internet como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc que receberão suas mensagens irão verificar se todas as suas configurações estão corretas, se a quantidade de e-mails que você está enviando é adequada e desde quando o website envia mensagens.

Por exemplo, se um website começar enviar e-mails hoje e já no primeiro dia envia 50.000 mensagens, a probabilidade desse website e seu servidor serem considerados como SPAM é bastante grande. Uma vez que seu domínio é marcado como SPAM nas chamadas "blacklists", mudar esta reputação é um processo burocrático, complicado e nada rápido.

Solução

Tendo em vista essas dificuldades surgiram empresas que se dedicam exclusivamente ao envio de e-mails, os chamados gateways de e-mails. A missão deles é entregar suas mensagens de forma correta e seguindo todas as regras necessárias, garantindo que seu e-mail estará em boas mãos até chegar ao seu destinatário. Explicarei com mais detalhes logo mais.

Dentre tais empresas podemos citar Mandrill, Sendgrid, Amazom SES. Essas empresas criaram toda uma infraestrutura específica para permitir que os seus e-mails cheguem até a caixa de entrada dos seus clientes.

Algumas dessas empresas oferecem envios de até 12.000 mensagens mensais gratuitamente. Esse volume de e-mail é mais que suficiente para a maior parte dos websites. Entretanto, se ainda assim o seu website crescer e precisar enviar muito mais e-mails, elas contam com planos e pacotes dos mais variados tipos, tamanhos e preços.

Considerando toda a credibilidade, facilidade e baixo custo que essas empresas oferecem não vale a pena arriscar que algum contato não receba suas mensagens por problemas técnicos, não é mesmo?

2. Falhas durante o envio

Alguns desenvolvedores apenas conectam seus websites diretamente a um gateway de e-mail, como um formulário de contato ou solicitação de orçamento. Entretanto, eventualmente ocorrem problemas normais de comunicação ou instabilidade na internet e que fazem com que a mensagem não seja entregue a esse gateway e o que é ainda pior: sem que ninguém consiga saber que esse problema ocorreu.

Solução

Configurar a maneira como seu servidor envia os e-mails até o seu gateway também é importante. A melhor solução é sempre utilizar o próprio sistema interno do servidor para o envio dessas mensagens, fazendo com que ele se comunique diretamente com os demais serviços como Mandrill, Sendgrid ou Amazon SES.

Com isso você obtém as seguintes vantagens:

Todos os e-mails enviados pelos websites desse servidor, e não apenas algumas páginas ou funcionalidades específica, serão enviados através desse serviço externo e mais seguro. É uma combinação simples e prática que aumenta a taxa de e-mails entregues e lidos pelos seus clientes.
Além disso, se durante a comunicação entre o website e o gateway de e-mail, ocorrer algum problema com a sua mensagem, ela será automaticamente reenviada em outro horário. Se o problema persistir, será possível identificar o erro e os remetentes receberão uma alerta sobre o problema ocorrido.

O que é e como funciona um Gateway?

A grosso modo, um gateway é um emprestador de reputação.

Funciona da seguinte maneira: para um e-mail ser enviado e entregue ao destinatário ele sai do servidor A e vai para o servidor B, ou seja, um e-mail é a troca de mensagem entre dois servidores. Contudo um servidor novo, leva algum tempo para conseguir remeter grandes quantidades de e-mails, isso porque os servidores já consolidados, costumam verificar se aquela transação de e-mail é real ou apenas uma prática de SPAM.

Em geral, os grandes servidores confiam apenas nos servidores mais consolidados no mercado, podemos dizer que é um clubinho dos servidores, onde só os amigos são confiáveis. É possível afirmar que o gateway é quem apresenta o novato aos demais para que ele possa criar uma afinidade e no futuro poder fazer parte do grupo.

Como leva um bom tempo para os servidores se tornarem conhecidos - processo esse chamado de warmup em inglês - surgiu a figura do gateway, que funciona como um intermediador entre o remetente e o destinatário da mensagem. Esse papel de intermediário está no próprio nome que traduzido seria algo como "ponte de transição". Legal, né?

Por ser um sistema bem robusto, os mailgateways possuem diversas saidas pelas quais podem pegar um lote de 10000 e-mails, por exemplo, e distribuí-los entre as saidas e enviar ao destino. Ao fazer isso, diminui as chances do servidor destinatário acreditar que aquela série de e-mails é SPAM.

Existem diversos tipos de gateway, como o Sendgreed e Mailchannels que podem ser contratados por empresas que não querem ter problemas em seus envios de e-mail, muito menos cair nas temidas blacklists.

Conclusão

Agora você já é capaz de ter envios de e-mails mais eficazes com os gateways citados neste artigo e poderá ficar despreocupado quanto a seus e-mails serem marcados como spam.

Espero ter ajudado. Até a próxima!