Quando e como automatizar tarefas na sua empresa?

Por que automatizar tarefas em meu negócio?

Quando se fala em automatizar tarefas, podemos estar nos referindo a diversas atividades. Mas, como regra, podemos dizer que um dos objetivos da automação de tarefas é reduzir a ocorrência de intervenções humanas em determinados processos, substituindo-as por ações automatizadas.

Um dos exemplos mais usados atualmente é a automação de marketing, que vamos tratar em detalhes mais adiante.

Mas antes de dar este e outros exemplos de como automatizar tarefas, vamos entender quando usá-las em sua empresa.

Quando automatizar tarefas

Tarefas são as etapas individuais de um processo. Quando automatizamos tarefas, estamos também fazendo a automação de um processo. Assim, se você trabalha em uma doceria e vai fazer um bolo para atender a uma encomenda, as tarefas poderiam ser:

1. Ler o pedido anotado pela atendente no balcão
2. Ler a receita correspondente
3. Selecionar os ingredientes
4. Misturá-los nas medidas e na ordem corretas em uma batedeira
5. Despejar em uma assadeira
6. Levar ao forno
7. Esperar ficar pronto
8. Receber no caixa
9. Emitir a nota fiscal eletrônica

Qual dessas tarefas poderia ser automatizada?

Quando se decide automatizar tarefas, alguns critérios devem ser levados em conta:

Valor agregado pela tarefa

Valor agregado é a quantidade de “benefícios” que o cliente percebe no produto final devido aquela tarefa executada.

Por exemplo: ao selecionar e medir os ingredientes, caso ocorra algum erro, ou algum deles estiver estragado, o valor percebido pelo cliente cairá muito. Portanto, este tipo de tarefa geralmente não deve ser automatizada.

A tarefa gera gargalo ou atraso importante?

Por exemplo, se faltarem ingredientes, a produção de certos bolos vai parar, causando graves prejuízos para seu negócio.

Neste caso, pode-se usar um software de automação para criar uma interface de dados e também uma automatização de tarefas:

1. Todos os ingredientes comprados são lançados em um sistema de estoque.
2. Toda vez que um bolo é vendido, ele é pesado e o sistema sabe a média de cada ingrediente usado.
3. Ele “faz a conta” de quanto ainda há no estoque.
4. Assim que algum dos ingredientes chegar a um nível crítico, uma tarefa automatizada ocorre: é disparado um gatilho que aciona uma ordem de compra para seu fornecedor, via internet.
5. O ingrediente é entregue em sua loja.

É possível até fazer cálculos e criar algoritmos para que o sistema crie lotes ótimos de compra com diversos ingredientes, evitando que se façam várias pequenas entregas.

Prefira automatizar tarefas repetitivas

Toda vez que o atendente anota um pedido, ele precisa levá-lo até você para preparar o bolo e, em seguida, você procura a receita certa.

E se o atendente usasse um tablet e, automaticamente, aparecesse em uma tela diante de você não apenas o tipo do bolo, mas também a receita e as medidas a serem empregadas? Por que não automatizar essa tarefa repetitiva?

Veja que são 3 critérios diferentes e você pode levar em conta um ou vários deles para tomar sua decisão de automatizar tarefas ou não.

O que é automação de marketing?

Nada mais que automatizar tarefas repetitivas que acontecem em função do comportamento de seus clientes em blogs, mídias sociais e ao lerem e-mails.

**Explicando melhor: **Quando você quer chamar a atenção de um lead (cliente potencial) para sua empresa, caso ele tenha se cadastrado em uma newsletter, você pode enviar para ele conteúdos adequados e bem relevantes, baseados nas ações citadas acima.

É o que se chama de nutrição de leads, algo que softwares como o RD Station fazem muito bem.

Assim, se seu cliente baixou um e-book sobre disparo de e-mail marketing, a automação de marketing pode enviar para ele, no dia seguinte, um convite para um webinar sobre o mesmo tema.

Como automatizar tarefas de aplicativos diferentes?

Existem as chamadasAPIs, protocolos abertos que ficam disponíveis para que desenvolvedores possam integrar diferentes aplicativos e criar automatizações entre eles.

Vamos voltar ao nosso exemplo da doceria:

Toda a vez que um bolo é vendido, é preciso gerar uma nota fiscal eletrônica. Hora, porque não integrar seus sistemas de gestão de pagamentos com seu sistema de emissão denotas fiscais eletrônicas e fazer com que elas sejam emitidas automaticamente?

Você conheceu 3 maneiras diferentes de automatizar tarefas e aumentar a produtividade de seu negócio. E aí, qual delas vai implementar primeiro?

Esta postagem foi escrita por Marcus Ribeiro, entusiasta de novas Tecnologias, Empreendedor, CEO daPluga e Jogador de Futebol de Praia no Fim de semana [Part-Time Job].